성공한 사람들의 공통적인 특징 중 하나는 시간을 철저하게 관리한다는 점이다. 특히, 일론 머스크와 같은 세계적인 리더들은 5분 단위로 하루를 쪼개어 일정 관리를 한다. 이 방법은 불필요한 시간을 줄이고, 집중력을 극대화하는 효과적인 전략이다.
이번 글에서는 시간을 세밀하게 나누는 것이 어떻게 집중력을 향상시키고 생산성을 높이는지, 그리고 이를 실생활에 적용하는 방법을 자세히 알아보겠다.
하루를 5분 단위로 쪼개는 타임 블로킹기법이란?
1. 타임 블로킹이란?
타임 블로킹은 하루를 짧은 시간 단위로 나누어 각 시간에 특정 업무를 배정하는 일정 관리 방법이다. 일반적으로 30분~1시간 단위로 계획하는 경우가 많지만, 일론 머스크처럼 5분 단위까지 세밀하게 쪼개는 방식도 있다.
이 기법은 단순한 할 일 목록 작성과는 다르다. 보통 할 일 목록은 무엇을 해야 하는지를 정리하는 반면, 타임 블로킹은 언제, 얼마 동안 그 일을 할 것인지까지 구체적으로 계획하는 것이 핵심이다.
2. 일론 머스크가 활용하는 5분 단위 일정 관리법
테슬라와 스페이스X를 동시에 운영하는 일론 머스크는 하루를 5분 단위로 쪼개어 일정 관리를 한다. 이를 통해 방대한 업무량을 소화하면서도 집중력을 유지할 수 있다.
그는 하루를 다음과 같은 방식으로 관리한다.
아침 7시 - 7시 5분 이메일 확인
7시 5분 - 7시 10분 주요 업무 점검
7시 10분 - 7시 15분 회의 준비
7시 15분 - 7시 20분 팀원들과 브리핑
이와 같은 방식으로 하루를 구성
이 방법은 한 가지 업무에만 집중하는 딥 워크시간을 확보하는 데 도움이 된다. 또한, 불필요한 시간 낭비를 최소화하고, 최대한 효율적으로 하루를 운영할 수 있도록 한다.
5분 단위 일정 관리가 집중력을 향상시키는 이유
하루를 5분 단위로 계획하는 방식이 단순해 보일 수도 있지만, 실제로는 집중력을 극대화하고 생산성을 향상시키는 데 매우 효과적인 방법이다. 특히, 작업 전환 비용을 줄이고, 마감 효과를 활용하며, 딥 워크상태에 도달할 수 있도록 도와준다. 각각의 원리를 자세히 살펴보자.
1. 작업 전환 비용을 줄인다
현대인들은 하루에도 수십 번씩 업무를 전환하는 상황을 경험한다. 이메일을 확인하다가 전화가 오면 전화를 받고, 다시 이메일을 작성하려다가 메시지 알림이 오면 답장을 한다. 이렇게 계속해서 업무를 전환하다 보면 생산성이 크게 저하된다.
1) 멀티태스킹의 문제점
많은 사람들이 동시에 여러 가지 일을 하면 더 효율적이라고 생각하지만, 사실 멀티태스킹은 오히려 생산성을 40%까지 떨어뜨린다. 스탠퍼드 대학의 연구에 따르면, 멀티태스킹을 자주 하는 사람들은 집중력이 낮아지고, 정보 처리 속도가 느려지며, 작업 수행 능력이 떨어진다고 한다.
그 이유는 작업을 전환할 때마다 뇌가 다시 적응해야 하는 시간이 필요하기 때문이다. 예를 들어, 보고서를 작성하다가 이메일을 확인한 후 다시 보고서로 돌아가려면, 뇌가 이메일 관련 정보에서 벗어나 보고서 작성 모드로 돌아가는 데 시간이 걸린다. 이러한 과정이 반복되면 집중력이 분산되고 업무 속도가 저하된다.
2) 5분 단위 일정 관리로 작업 전환 비용 줄이기
5분 단위로 업무를 구분하면, 각 업무의 시작과 끝이 명확해져 불필요한 전환이 줄어든다. 예를 들어,
9:00 - 9:05 이메일 확인
9:05 - 9:10 회의 준비
9:10~9:15 : 고객 응대
이런 식으로 계획을 세우면 한 가지 업무가 끝난 후 다른 업무로 넘어가는 과정이 자연스러워지고, 불필요한 중단을 방지할 수 있다.
또한, 일해져 있기 때문에 어떤 업무를 먼저 할지 고민하는 시간이 줄어든다. 즉, 불필요한 의사 결정 과정이 사라지고, 바로 업무에 집중할 수 있다.
2. 마감 효과를 활용할 수 있다
마감 기한이 정해져 있으면 우리는 더 집중해서 일을 하게 된다. 예를 들어, 평소에는 3시간 걸리는 일을 마감 직전에 1시간 만에 끝낸 경험이 있을 것이다. 이는 마감이 가까워지면 긴장감과 집중력이 극대화되기 때문이다. 이를 심리학에서는 마감 효과라고 한다.
1) 시간이 많을수록 일을 미루는 심리
심리학자들은 시간이 많을수록 인간은 일을 미루는 경향이 있다고 설명한다. 예를 들어,
이번 주까지 보고서를 작성해야 한다라고 하면 대개 마감일 전까지 미루다가 마지막 날 몰아서 한다.
반면, 오늘 10시까지 초안을 작성하고, 11시까지 수정해야 한다라고 하면 더 빠르게 실행하게 된다.
즉, 작은 마감 기한이 많을수록 집중도가 올라간다.
2) 5분 단위 일정 관리로 마감 효과 극대화
5분 단위로 계획을 세우면, 작은 마감 기한이 여러 개 설정되는 효과가 생긴다. 예를 들어,
2시간 동안 보고서를 작성하는 대신,
9:00 - 9:05 개요 작성
9:05 - 9:10 서론 작성
9:10 - 9:15 주요 내용 정리
이렇게 일정이 세분화되면 각 단계별로 마감 기한이 생기므로 긴장감이 유지되고, 일을 미루는 습관을 줄일 수 있다.
특히, 시간이 부족하니 최대한 집중해서 끝내야 한다는 압박감이 집중력을 끌어올린다. 마치 시험 시간이 제한되어 있을 때 더 집중해서 문제를 푸는 것과 같은 원리다.
3. 주어진 시간 안에 최대한 집중하는 딥 워크 효과
하버드대 교수 칼 뉴포트는 <딥 워크>에서 깊이 집중하는 시간이 많을수록 생산성이 향상된다고 강조했다. 즉, 한 가지 일에 오랜 시간 깊이 몰입하는 것이 성과를 내는 핵심이라는 것이다.
1) 딥 워크란?
딥 워크는 방해 요소 없이 한 가지 일에 깊이 몰입하는 상태를 의미한다.
SNS, 이메일, 메시지 알림이 끊임없이 오는 환경에서는 딥 워크에 도달하기 어렵다.
반면, 일정한 시간 동안 특정 업무에만 집중하면, 더 높은 퀄리티의 결과물을 만들 수 있다.
2) 5분 단위 일정 관리로 딥 워크 상태 만들기
5분 단위로 일정이 정해져 있으면, 각 시간에 집중해야 할 업무가 명확해지고, 불필요한 방해 요소를 줄일 수 있다. 예를 들어, 9:00-9:05 동안 이메일을 확인한다라고 하면, 그 시간 동안에는 이메일 외의 다른 일은 하지 않는다.
9:05-9:10 동안 자료 조사만 한다라고 하면, SNS나 메시지를 확인하지 않고 오직 자료 조사에만 집중한다.
이렇게 하면 뇌가 특정 업무에 빠르게 몰입할 수 있는 환경을 만들 수 있다.
3) 집중력 유지에 도움이 되는 포모도로 기법과의 결합
5분 단위 일정 관리는 포모도로 기법과 함께 사용하면 더욱 효과적이다.
포모도로 기법이란? 25분 동안 집중해서 일한 뒤 5분 동안 휴식하는 방식.
예를 들어,
25분 동안 보고서 작성 (5분 단위로 세분화) 후 5분 휴식 후 다시 25분 집중
이렇게 하면 집중력을 유지하면서도 뇌가 쉽게 지치지 않는다.
5분 단위로 하루를 계획하면 작업 전환 비용을 줄이고, 마감 효과를 활용하여 집중력을 높이며, 깊이 있는 몰입(을 유도할 수 있다. 특히,
작업을 자주 전환해야 하는 직장인
할 일을 미루는 습관을 고치고 싶은 사람
짧은 시간 안에 집중해서 성과를 내야 하는 사람
이런 사람들에게 안성맞춤이다.
실생활에서 5분 단위 일정 관리법을 적용하는 방법
1. 5분 단위 일정 관리 실천법
1) 하루 전날, 다음 날의 일정을 5분 단위로 세분화한다.
예를 들어, 아침 9시-12시까지 회의라고 적는 대신,
9:00-9:05 회의 자료 준비
9:05-9:15 주요 안건 논의
9:30 질의응답
이처럼 세분화된 일정이 명확할수록 집중도가 높아진다.
2) 업무별로 적절한 시간을 배정한다.
단순 반복 업무 이메일 확인, 문서 작성 5-10분
집중이 필요한 업무 보고서 작성, 기획 업무 25-50분
회의 및 협업 업무 15-30분
3) 타이머를 활용해 실천력을 높인다.
실제로 5분 단위로 일정 관리를 하기 위해 타이머나 알람을 활용하면 효과적이다.
포모도로 기법, 25분 집중과 5분 휴식을 병행하면 더욱 효율적으로 활용할 수 있다.
2. 5분 단위 일정 관리를 도와주는 도구 활용하기
효과적인 일정 관리를 위해 다음과 같은 도구를 활용하면 도움이 된다.
구글 캘린더 5분 단위로 세분화하여 일정 관리 가능
타임블로킹 앱 5분 단위 스케줄링 기능 제공
타이머 및 알람 앱 업무 전환을 돕기 위해 활용 가능
3. 5분 단위 일정 관리 실천 후 점검하는 습관
일정을 세밀하게 관리했더라도 효과적인지 점검하는 과정이 필요하다.
하루가 끝난 후, 얼마나 효율적으로 시간을 활용했는지 평가한다.
어떤 업무에서 더 많은 시간을 투자해야 하는지 조정한다.
하루를 5분 단위로 쪼개어 계획하면, 시간 낭비를 최소화하고 집중력을 극대화할 수 있다. 특히, 타임 블로킹 기법을 활용하면 작업 전환 비용을 줄이고, 깊이 있는 몰입이 가능해진다.
일론 머스크, 빌 게이츠, 마크 저커버그와 같은 성공한 사람들은 하루를 철저하게 계획하여 생산성을 극대화한다. 당신도 지금부터 하루를 5분 단위로 나누는 습관을 들여보자. 이 작은 습관이 당신의 집중력을 높이고, 인생을 변화시킬 수 있다.